報告書や見積書にミスがあると、信用に悪影響を及ぼします。Excelで起こりがちなミスに数式の参照先の間違えなどが考えられます。原因としては、数式の設定後にセルの削除や追加をしてしまう事で参照先が変わってしまっていたりする事があります。手作業では修正のミスを起こしてしまいます。
今回は、数式の確認やエラーの原因を探る時、便利な、作業効率がUPする機能をご紹介します。
F2キーで使用した数式をチェックする
数式チェックするうえで必要な機能は、ファンクションのＦ2キーです。Ｆ2キーを押すと、セルに入っている数式を確認出来ます。
上記の請求書で、消費税を求めている数式をチェックします。
【ファンクション】の【F2】キーを押す事で、数式を参照する事が可能になります。
ただし、【F2】キーで確認する事が出来るのは1つのセルのみです。参照先も数式の場合、参照先を確認する事も出来ません。この様な、複雑な参照先になっている場合はトレース機能をオススメします。
参照元を矢印でトレース機能で確認
トレース機能には2つあり、「参照元のトレース」と「参照先のトレース」の2つが有ります。参照元のトレースは、数式に入っているセルが、どのセルを参照しているのかを表示する事が可能です。
①【注文金額】をアクティブセルにします。
②【数式】タブをクリックします。
③【参照元のトレース】をクリックします。
するとシート上で、【H22】のセルから【D7】のセルに向かって、青の矢印が表示されます。
①【合計】をアクティブセルにします。
②【数式】タブをクリックします。
③【参照元のトレース】をクリックします。
同じように、参照元にしているセルを矢印で確認できます。このように［参照元のトレース］ボタンをクリックして確認していくと、参照先から参照元へと辿る事が可能になります。
参照元を追っていくと、参照するセルが別シートにある場合は、参照元は青い実践の矢印ではなく、黒い点線とワークシートのアイコンで表示されます。
この点線をダブルクリックするとジャンプダイアルボックスが出てきます。別シートにある、参照先を確認する事が出来ます。
この様に、F15のセルは直接入力してある事が解ります。トレース機能を使用するとこの様に、間違いの原因を探っていくことが出来ます。
トレース矢印の削除を押すと、矢印のトレースがなくなります。
参照先のトレース
参照元のトレースとは逆に、選択したセルがどの数式で参照しているかを調べる機能です。そ
①【商品計】をアクティブセルにします。
②【数式】タブをクリックします。
③【参照先のトレース】をクリックします。
すると、H17のセルを参照している事が解ります。
この方法を使うと、削除によって参照がなくなるというミスを防ぐ事が出来ます。
まとめ
トレース機能は、矢印や点線といった形で、数式の参照をチェックする事が出来ます。矢印を確認して行くことによって、ミスや原因を未然に防ぐ事が出来ます。資料の提出前に、トレース機能を活用してはいかがでしょうか。
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