Excelで作成した顧客名簿を活用して、Wordで作成した案内状送付したり連携出来ると便利だと考えた事はありませんか？
Wordの差し込み印刷機能を利用すると、WordやExcelで作成した別ファイルのデータを、文書の指定した位置に差し込んで印刷することができます。
同じ内容の案内状や挨拶状を複数の宛先に送付する時に大変便利です。
ExcelデータをWordで活用★差し込み印刷で案内状を作成
差込み印刷概論
Wordの文書の企業セミナーのご案内をExcelのブック「会員住所録」のデータを差し込んで、します。
今回使用するファイルは以下のような構図となっていまいす。
印刷すると
差し込み印刷設定
差込印刷をするExcelの原本です。
Wordの画面で最初に差込印刷する項目を作成しておきます。
①【差し込み印刷】タブをクリックします。
②【宛先の選択▼】をクリックします。
③ 既存のリストを使用をクリックします。
Excelシートを開きます。
sheet1にリストがあるのでsheet1を選んでOKボタンを押します。
ExcelとWordの連携ができました。
フィールドの挿入
① アクティブセルにします。
②【差込み文書】タブをクリックします。
③【差し込みフィールドの挿入の▼】をクリックします。
④ Noをクリックします。
この様に【No】が挿入されます。
※部署・役職・氏名も同じように挿入します。
この様に差込フィールドが挿入されます。
結果のプレビューを押すとこの様に、Excelと連携された情報が取り出せます。
《結果のプレビュー》グループの右向き三角ボタン（次のレコード）をクリックすると、次の宛先が表示されます。
宛先リストの構成
①フィールド名（列見出し）：各列の先頭に入力されている項目名です。
②レコード：行ごとに入力されている1件分のデータです。
③フィールド：列ごとに入力されている同じ種類のデータです。
差し込み印刷の実行
①【差し込み文書】タブをクリックします。
②【完了と差し込み▼】をクリックします。
③【文書の印刷】をクリックします。
全て印刷する時はすべてにチェックを入れてOKボタンを押します。
宛先が差し込まれたひな形の文書が全件印刷されます。
まとめ
Wordの差し込み印刷機能を利用すると、WordやExcelで作成した別ファイルのデータを、文書の指定した位置に差し込んで印刷することができます。
同じ内容の案内状や挨拶状を複数の宛先に送付する時に大変便利です。
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